계약에 관련된 사항을 요청할 때에는 상대방에게 이익이 될 수 있는 면을 부각시켜서 상대방이 요구 사항을 실행하도록 설득 될 수 있게 해야 합니다. 편지의 내용은 구체적이고 명확해야 하며, 편지의 어조는 긍정적이고 정중해야 합니다.
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1. 편지의 종류
(1) 계약 체결 요청
(2) 계약 준수 요청
(3) 계약자의 협조 요청
(4) 계약 조항 확인 요청
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2. 작성 방법
(1) 첫 단락에서 계약에 관해서 요청하는 편지임을 알리고 요점을 말한다.
(2) 계약에 관한 세부 사항을 설명한다. 상대방에게 이익이 되는 점이 있으면 이를 부각시킨다. 계약 준수를 요청할 때는 상대방이 계약이 어겼을 때의 불이익을 말한다.
(3) 희망찬 긍정적인 어조로 편지를 끝맺는다. 요구 사항을 한 번 더 강조해서 요약한다. 부정적인 사항을 말했을 때는 상대방에게 다른 좋은 전망을 제시해 주어야 한다.
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Gentlemen and Ladies :
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I saw your display of drilling machines at the World Machinery Exhibition in San Francisco on October 17.
Our company has been exporting drill bits and pumping systems used in underground water exploration for nearly 30 years. We have clients in 25 countries around the world.
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We would like to offer our services as an exporter of machinery like that which you manufacture. Our worldwide network of offices would be of great assistance to you in expanding your market.
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I have enclosed our company profile to give you an idea of the range of services we can provide. I will give you a call early next week to hear your opinions on a possible tie-up between our companies.
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Sincerely yours
Enclosure : Company profile
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담당자 귀하.
저는 10월 17일 샌프란시스코에서 열린 세계 기계류 전시회에서 귀사의 드릴링머신이 전시된 것을 보았습니다.
저희 회사는 30년 가까이 지하 수원 탐사에 쓰이는 착암기날과 양수장비류를 수출해 오고 있습니다. 우리는 전세계 25개국에 고객을 가지고 있습니다.
우리는 귀사에서 제조하는 형태의 기계류를 수출해 보고저 희망합니다. 우리가 전 세계적으로 가지고 있는 사무실 조직이 귀사의 시장을 확장하는데 큰 도움이 될 수 있으리라 생각합니다.
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저희가 제공할 수 있는 업무의 범위를 알려드리기 위해 회사소개 책자를 첨부합니다.
우리 두 회사의 협력방안에 관한 귀하의 의견을 듣기 위해 다음주 초에 귀하에게 전화 연락 드리겠습니다.
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_______ 드림
첨부 : 회사 소개서
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위의 편지는 상대방의 제품을 알게 된 경위를 설명하고 그 수출 대리점으로 계약을 맺기를 희망하는 내용입니다. 자사의 소개와 PR은 상대방의 관심을 끌 수 있도록 합니다. 이때 지나치게 자랑만으로 일관해서는 안되고 자사 사항을 거짓없이 솔직하게 서술해야 합니다. 또는 구체적인 교섭 일정을 제시하면서 적극적인 자세를 보여 주어야 합니다.
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SUBJECT : Outfall System
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Dear Sirs,
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We do not agree that the obtaining of the necessary approvals from the respective owners of the existing facilities is our responsibilities.
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Reference is made to paragraph b) of your letter, LI-S/489 dated 6th Marth, 2020, regarding outfall system.
Pursuant to Artice 3. 5. 8. Section ( ), General Conditions of Contract, the Owner shall provide access for the Contractor to take possession of the Site, bearing all expenses and charges for wayleaves, and also provide all land and access roads to the site for permanent work.
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Definition of Site is explained in Article 3. 1. 1. 32, Section ( ), General Conditions of Contract.
Your prompt action would be highly appreciated.
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Yours Faithfully.
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제목 : 하수장치
담당자 귀하,
우리는 현존하는 시설의 각 소유주들로부터 필요한 허가를 취득하는 것이 자사의 책임이라는데 대하여 동의하지 않습니다.
2020년 3월 6일자 하수장치에 관한 귀사의 편지 LI-S/489 (b) 단락을 참조하시기 바랍니다.
3. 5. 8번 항목, 섹션O, 계약서의 전반 조건에 따르면, 소유주는 모든 경비와 통행 권료를 부담하여 영구작업 현장으로 통하는 모든 육로와 진입로를 제공하도록 되어 있습니다.
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현장의 정의는 3. 1. 1. 32번 항목, 섹션O, 계약서의 전반 조건부에 설명되어 있습니다.
신속하게 조치하여 주시면 감사하겠습니다.
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______ 드림
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위의 편지는 구체적인 계약 조항을 근거로 들면서 필요한 승인을 취득하는 것이 자사의 책임이 아님을 밝힙니다. 또한 계약에 의거하여, 소유주와 계약자의 관계를 설명하고 상대방의 신속한 조치를 요청합니다. 이런 경우에는 반드시 계약 조항을 구체적으로 제시하여 상대방이 이해할 수 있도록 해야 합니다.