계약을 제안하는 편지에 대한 회답의 경우, 제안을 받아들일 때는 상대방의 제안에 감사하면서 적극적인 어조로 응답합니다. 하지만 제안을 거절하고자 할 때는 상대방의 배려에 대해 감사하면서 완곡한 표현으로 거절을 표합니다. 그리고 미래에 계약을 맺을 수 있게 되기를 바란다고 말하거나 상대방의 발전을 기대한다는 식의 표현을 사용해서 긍정적인 어조를 유지해야 합니다.
1. 편지의 종류
(1) 계약 제안을 수락하는 이메일
(2) 계약 제안을 거절하는 이메일
2. 작성 방법
(1) 제안에 찬성할 때는 찬성한다는 내용을 직접적으로 첫 단락에서 말한다. 하지만 제안에 반대할 때는 상대방이 제안해 준 성의에 감사를 표한 후에 간접적으로 거절의 내용을 말해야 한다.
(2) 계약의 방향과 계약 내용에 대해 구체적으로 말한다. 거절할 때 자사의 상황을 구체적으로 설명해서 상대방을 이해시켜야 한다.
(3) 상호간의 발전을 빌거나 연락 날짜 및 장소에 관해서 말하는 등의 적극적인 자세를 취한다. 거절하는 편지에서는 다음 기회를 바란다는 내용을 남기는 것이 좋다.
————————————-
Dear Mr. Wang :
Thank you for your letter of August 22 offering to act as our agent for the Southeast Asian region. We are very much interested in your proposition. We have wanted to expand into the Southeast Asian region for quite some time and hope that this will give us the opportunity to do so.
We would like to discuss the details of establishing exclusive agency ties with your company and look forward to receiving a call from your Mr.Hee Seok Nam. Some of the details we would like to discuss include shipping arrangements, commission base and the import duties.
We have enclosed a catalod describing our entire line of products and a copy of our company profile. We would appreciate it if you could call us after September 5 as this is Labor Day, a national holiday here, and we will be closed that day.
We look forward to hearing from you soon.
Sincerely yours.
Enclosures : Catalog
Company profile
미스터 왕 귀하,
동남아지역에서 우리의 대리점 업무를 수행할 것을 제의하신 8월 22이라 귀하의 메일을 잘 받았습니다.
우리는 귀하의 제안에 무척 관심이 있습니다. 우리는 상당기간동안 동남아지역으로 진출 할 것을 희망해 왔고 이번이 좋은 기회가 되기를 바랍니다.
귀사와 독점적인 대리점 관계를 수립하는데에 따른 세부사항을 의논하고자 하며 남희석씨로부터 전화연락을 기다리겠습니다. 선적작업, 중개료, 관세 등에 관해 상세히 의논하고 싶습니다.
우리의 생산품 일체가 소개된 카탈로그와 회사소개 책자를 첨부합니다. 9월 5일은 노동절이라 작업을 하지 않으니 그 이후에 전화주시면 감사하겠습니다.
조속한 시일내에 소식 주시기를 기다리겠습니다.
_______ 드림
위의 편지는 상대방의 계약 체결 제의를 받아들이는 내용입니다. 메일에는 자사가 동남아시아 방면으로 진출할 의사가 있다는 취지를 말하고 Wang씨의 제의가 두 회사 상호간의 이익이 될 수 있기를 희망한다는 점을 표명하고 있습니다. 따라서 상대방의 연락을 바란다고 말한 점과 교섭 희망 사항을 구체적으로 기록하는 적극적인 자세에 유의하는 것이 좋습니다.
————————————–
Dear Mr. Kim
Thank you for your letter of February 14. Thank you, too, for your interest in our products and the offer to act as our agent in the Hawaiian Islands.
We now have a distributor who handles all our food products in your area. This distributor has been handling our products on all of the islands for nearly 15 years.
We are thoroughly satisfied with their service and have no immediate plans to make any changes.
As we have other lines of prosucts besides our food products, perhaps you would be interested in looking at our catalog. You may find some products which you woould like to handle for which we do not yet have representation.
Should that be the case, we would be more than happy to discuss the possibility of doing busness with you.
Sincerely yours.
미스터 김 귀하,
2 월 14일자 메일 감사합니다. 저희 생산품에 관심을 가지고 하와이 지역에서의 저희 대리점 업무를 제안해 주신 것 감사합니다.
현재 그곳에는 우리의 모든 식음료제품을 취급하는 판매회사가 있습니다. 이 회사는 근 15년간 하와이지역 전체에서 우리 생산품을 취급해 오고 있습니다. 우리회사는 그들의 업무에 만족하고 있으며 현재로서는 판매망을 변경할 계획을 갖고 있지 않습니다.
우리는 식료품 외에 다른 종류의 제품도 생산하고 있으니 관심이 있으시면 카탈로그를 참조하여 주시기 바랍니다.
우리가 대행사를 갖고 있지 않은 제품 중 귀사에서 취급하기를 원하는 것이 있을지도 모르겠습니다. 만일 그렇다면 귀사와 같이 일할 수 있는 가능성에 대해 기꺼이 의논코저 합니다.
______ 드림
거절하는 편지는 특히 쓰기가 어려우므로 각별한 주의가 필요합니다. 상대방이 납득할 만한 이유를 정중하게 설명하고, 나쁜 인상을 주지 않도록 해야 합니다. 또 당장은 거래의 가능성이 전혀 없을지라도, 전면적으로 거절하지 말고 상황이 달라질 때에는 재고의 가능성이 있다는 것을 암시해 두는 것이 필요합니다.
특히 사절의 편지에서는 사절의 말은 간단하게 한 번만 하고, 되풀이하지 않도록 주의해야 합니다.
푸꾸옥, 베트남의 제주도 한글로 표현하다보니 푸꾸옥이라 사용하는데, 사실 대화를 들어보면 '푸꿕'이라고 들립니다 가족단위로 여행을 가신다면 많은…