▣ HR. Chapter 4. 휴가 및 출장
직원의 휴가는 직원들의 업무 능력을 향상시키기 위해서 필요한 사항입니다.
따라서 직원의 휴가를 통보하는 편지 작성법을 익히는 것을 유용한 입니다. 또한 업무에 관계된 해외 출장에 따른 메일의 경우에는, 특히 편지로 호텔을 예약하는 방법을 알아두는 것이 편합니다.
1.주의 사항
(1) 휴가나 출장을 통보하는 편지는 그 기간과 날짜를 명백히 제시하여 업무에 지장을 주지 않도록 해야 한다.
(2) 호텔 예약 편지의 경우도 호텔 투숙 시간과 날짜를 정확히 기재한 간단 명료한 편지가 좋다.
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▣ Sample 1. 현지법인 명절에 따른 근무기간 계획서
SUBJECT : Ramadhan Holiday
We’d like to inform you of our schedule for the coming Ramadhan holiday, including our sub-contractors Offices.
| Name | Holiday schedule |
| PT.. CIPTA DIMENSI PT. JAYA KENCANA PT. DIHI ATI |
Mar. 1 to Mar. 7 Mar. 2 to Mar. 6 Mar. 3 to Mar. 5 Mar. 2 to Mar. 6 |
During this holiday, PT. Jaya Kencana will work for completion of underground pipe with 18 pipe fitters depending on piping material delivery schedule.
Due to this underground pipe finishing stage ATI members will work on March 2 and 3 to witness Jaya Kencana’s work.
We also would like to request you to appoint your member to work for witness.
For your information please find herewith Jaya Kencana’s schedule for U/G pipe work.
Thank you for your kind attention in this matter.
Best regards.
▣ 번역
제목 : 라마단 휴가
다가오는 라마단 휴가기간 동안 우리 직원과 협력업체 사무실의 휴가 일정을 통보코자 합니다.
| Name | Holiday schedule |
| PT.. CIPTA DIMENSI PT. JAYA KENCANA PT. DIHI ATI |
Mar. 1 to Mar. 7 Mar. 2 to Mar. 6 Mar. 3 to Mar. 5 Mar. 2 to Mar. 6 |
이 휴가기간 중 PT, Jaya Kencana는 배관자재 납기일에 맞추어 18명의 배관 설비공과 함께 지ㅏ 배관 완성작업을 할 예정입니다.
이 지하 배관 마감단계 때문에 ATI의 직원이 Jaya Kencana의 작업에 입회하기 위해 3월 2일과 3일에 근무하게 될 것입니다. 귀사에서도 입회를 위해 근무할 직원을 지명하여 주시기 바랍니다.
참고로 Jaya Kencana의 지하 배관 작업 일정을 함꼐 송부합니다.
이 문제에 관심을 가져주셔서 감사합니다.
______ 드림.
▣ 요점정리
명절기간 중 자사측 직원과 협력업체 사무실의 휴가 일정을 통보하는 한편 공사용 납기일에 차질이 생기지 않도록 이 기간 중 직원의 근무계획을 상세히 밝히고 상대측의 협조사항을 요청한 메일입니.
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▣ Sample 2. VISA 갱신 휴가 알림
Dear Mr. Tan
Thank you for your cooperation.
I would like to inform to you that Mechanical Engineer will get the regular vacation as follows :
| NAME | POSITION | PERIOD | PERSON TO BE TAKEN OVER | REMARK |
| LEE HEON JAE | MECHANICAL ENGINEER | 18 APR – 26 APR | PARK JI WON |
Best regards.
▣ 번역
제목 : ATI 직원 정기 휴가
Mr. Tan 에게
협조에 감사드립니다.
아래와 같이 기계 엔지니어의 정기휴가를 실시할 것임을 안내 드립니다.
| NAME | POSITION | PERIOD | PERSON TO BE TAKEN OVER | REMARK |
| LEE HEON JAE | MECHANICAL ENGINEER | 18 APR – 26 APR | PARK JI WON |
▣ 요점정리
직원의 정기휴가 계획과 휴가기간 중 업무 인수자를 통보한 서신으로 문장이 길어지지 않고 일목요연하도록 표를 활용했다
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▣ Sample 3. 개인적인 사유로 휴가 안내
“MMS Person Home Leave”
Dear Sir
We would like to inform you that our Mr. T. Dong, Field Q.C. Manager, will leave site form 03/04/23 until 07/04/23 in order to extend his entry visa.
In this period, his duty will be taken care of by Mr. S.W. Shin Quality Controller / Mr. K. B. Choi Q. A. Coordinator.
Your kind attention to the above would be highly appreciated.
Very truly yours.
▣ 번역
“MMS 직원 귀국 휴가”
현장품질관리과장인 Mr. T. Dong이 입국비자 기한을 연장하기 위해 23년 4월 3일부터 23년 4월 7일까지 휴가를 떠날 예정임을 알려드립니다.
이 기간 중 그의 업무는 품질관리직의 S. W. Shin과 Q. A. Coordinator인 K. B. Choi 씨가 맡을 것입니다.
상기 사항을 양지하여 주시기 바랍니다.
_____ 드림
▣ 요점정리
개인적인 사유(e.g. 비자 연장)로 휴가를 가져야 하는 경우는 그 사유를 구체적으로 말해야 합니다. 더욱이 예기치 않은 휴가는 회사에 피해를 줄 수 있기 때문에 대책을 강구하는 것이 좋습니다.
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